Personvernerklæring

VARDE ADVOKATER – Advokatene Haugland, Berge, Bachmann og Bjørndal

1.  INNLEDNING

Denne personvernerklæringen gjelder for hver av de selvstendige advokatene under som er organisert i kontorfellesskapet Varde advokater (heretter «vi» eller «oss»):

  • Advokat Jens Otto Haugland, org.nr 982 064 015

  • Advokat Ole Johan Berge, org.nr 981 842 502

  • Advokat Trond Jarle Bachmann, org.nr 988 635 197

  • Advokat Bjørndal AS v/advokat Hallvard Gardshol Bjørndal, org. nr. 923 884 793


Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor. 

2. HVEM VI BEHANDLER PERSONOPPLYSNINGER OM

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

  • Privatklienter

  • Klienter i straffesaker

  • Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter

  • Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere

  • Personer som er involvert i saker vi bistår i

  • Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til

  • Besøkende på vår nettside

3. FORMÅL, TYPER PERSONOPPLYSNINGER OG RETTSLIG GRUNNLAG

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av sakstype, hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Nedenfor følger en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

3.1 Etablering av klientforhold
Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingslovens § 12 og § 13. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c. 

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon ved navn, fødselsnummer / organisasjonsnummer, adresse, e-postadresse og telefonnummer. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Vi innhenter primært informasjon direkte fra klient eller via henvendelser til offentlige institusjoner som eksempelvis politi, folkeregister, skatteetaten og Brønnøysundregistrene. Vi mottar også personopplysninger om klienter og tredjeparter gjennom korrespondanse i aktive saker.

3.2 Sakshåndtering
Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

3.4 Klientadministrasjon

Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

3.5 Lagring og oppbevaring av saksdokumenter

Vi oppbevarer saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11. 

3.6 Oppbevaring av betrodde midler (klientmidler)

Vi kan bli bedt om å oppbevare eller forvalte midler på vegne av klienten som ledd i et oppdrag. Som klientmidler regnes alle penger som betros oss, herunder mottatt forskudd på utlegg og salær. Som klientmidler regnes også verdipapirer av enhver art, herunder aksjer, obligasjoner, pantobligasjoner, gjeldsbrev og andre verdigjenstander som advokaten mottar til oppbevaring eller forvalting. I enkelte sammenhenger oppretter vi også bankkonto på vegne av klient. 

Personopplysninger forekommer særlig når vi håndterer privatrettslige verdipapirer slik som ektepakter, testamenter, gjeldsbrev, skjøter og avtaler mellom privatpersoner. Behandlingsgrunnlaget for håndtering av personopplysninger til dette formålet er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b (behandlingen er nødvendig for å kunne oppfylle oppdraget på klientens forespørsel).

3.7 Fakturering

Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder benyttes personens private postadresse eller mailadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

3.8 IT-drift og sikkerhet

Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

4.  HVEM VI DELER PERSONOPPLYSNINGER MED

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt. Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt. 

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

5. SLETTING

Personopplysninger slettes når det ikke lenger er nødvendig å ha de lagret ut fra formålene de ble innsamlet for. Karakteren av tjenestene vi yter gjør det imidlertid nødvendig å lagre saksdokumentasjon i et relativt lagt tidsrom etter at et oppdrag er avsluttet. Papirarkiv med saksdokumenter lagres i 10 år. Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

6. DINE RETTIGHETER

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

6.1 Trekke samtykke tilbake
Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

6.2 Be om innsyn
Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

6.3 Be om rettigheter eller sletting
Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

6.4 Dataportabilitet

I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

6.5 Klage til tilsynsmyndigheten

Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet. 

7. SIKKERHET

Vi har etablert tekniske og organisatoriske prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet. 


Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver. 

Vi har vedtatt interner IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

8. ENDRINGER I PERSONVERNÆRKLERINGEN

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

9. KONTAKT OSS

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:


E-post: indbjo@vardeadvokater.no
Tlf: 52708751 / 52708756
Postadresse: Postboks 10, 5501 Haugesund